(Thanhhoa.dcs.vn): Bộ Giáo dục và Đào tạo vừa ban hành kèm theo Quyết định số 3666/QĐ-BGDĐT về Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
Theo đó, Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ quản lý, chỉ đạo, điều hành của Bộ Giáo dục và Đào tạo (Bộ GDĐT).
Công tác văn thư bao gồm các công việc: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của Bộ GDĐT; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ; quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư.
Công tác lưu trữ bao gồm các công việc: Thu thập, phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của Bộ GDĐT; ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ; nộp tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử; tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
Quy chế được áp dụng đối với các vụ, cục, Thanh tra, Văn phòng GDĐT (Văn phòng) và các dự án, đề án, chương trình thuộc Bộ GDĐT (sau đây gọi chung là đơn vị); cán bộ, công chức, viên chức, người lao động các đơn vị và các tổ chức, cá nhân có liên quan.
Tổ chức văn thư tại cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo gồm:
Văn thư cơ quan là một bộ phận thuộc Phòng Hành chính, Văn phòng. Văn thư cơ quan có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng và Trưởng phòng Hành chính quản lý và tổ chức hoạt động về công tác văn thư theo các quy định hiện hành.
Các đơn vị có tư cách pháp nhân, con dấu và tài khoản riêng bố trí người làm công tác văn thư chuyên trách.
Tổ chức lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo gồm:
Lưu trữ cơ quan là một bộ phận thuộc Phòng Quản trị, Văn phòng. Lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng và Trưởng phòng Quản trị quản lý và tổ chức thực hiện hoạt động về công tác lưu trữ theo các quy định hiện hành.
Các cục, Thanh tra tùy theo khối lượng công việc về lưu trữ bố trí người làm công tác lưu trữ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm. Các vụ, các đơn vị thuộc Văn phòng bố trí người làm công tác lưu trữ theo chế độ kiêm nhiệm.
Các Dự án, Đề án, Chương trình thuộc Bộ GDĐT tùy theo khối lượng công việc về lưu trữ bố trí người làm công tác lưu trữ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm.
Công chức, viên chức, người lao động làm công tác văn thư, lưu trữ phải có đủ các tiêu chuẩn theo quy định của pháp luật; được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ và kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc; được hưởng phụ cấp ngành nghề đặc thù, chính sách ưu đãi khác theo quy định của pháp luật. Người được giao kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ phải được bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ và những kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc.
Kinh phí đảm bảo cho công tác văn thư, lưu trữ
Kinh phí đảm bảo cho công tác văn thư, lưu trữ của Bộ GDĐT được lấy từ kinh phí hoạt động của Bộ GDĐT và được bố trí vào kế hoạch hằng năm của Bộ. Kinh phí đảm bảo cho công tác văn thư, lưu trữ của các đơn vị có tài khoản, con dấu riêng được lấy từ kinh phí hoạt động của đơn vị. Việc quản lý và sử dụng kinh phí đảm bảo cho công tác văn thư, lưu trữ thực hiện theo quy định hiện hành.
Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ
Việc quản lý, sử dụng tài liệu mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước. Công chức, viên chức, người lao động không được cung cấp thông tin về văn bản đã và đang xử lý, các bút tích ý kiến giải quyết công việc của Lãnh đạo Bộ GDĐT (Lãnh đạo Bộ) hoặc Người đứng đầu đơn vị cho những tổ chức, cá nhân không có trách nhiệm biết.
Thể thức văn bản hành chính của Bộ Giáo dục và Đào tạo
- Quốc hiệu và tiêu ngữ.
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
- Số, ký hiệu của văn bản.
- Địa danh và thời gian ban hành văn bản.
- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.
- Nội dung văn bản.
- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.
- Dấu, chữ ký số của Bộ Giáo dục và đào tạo, đơn vị.
- Nơi nhận.
Ngoài các thành phần quy định trên, văn bản có thể bổ sung các thành phần khác như: Phụ lục; Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành; Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành; Địa chỉ cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại.
Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài được thực hiện theo các quy định hiện hành của pháp luật và theo thông lệ quốc tế.
Quyết định số 3666/QĐ-BGDĐT có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký; thay thế Quyết định số 1414/QĐ-BGDĐT ngày 01 tháng 6 năm 2020 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo; Quyết định số 888/QĐ-BGDĐT ngày 30 tháng 3 năm 2022 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo; Quyết định số 388/QĐ-BGDĐT ngày 20 tháng 02 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Quy chế Quản lý và xử lý tài liệu điện tử trên Hệ thống Quản lý hành chính điện tử của Bộ Giáo dục và Đào tạo. Trường hợp Quy chế này và văn bản khác của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành trước thời điểm Quy chế này có hiệu lực có quy định khác nhau về cùng một vấn đề thì áp dụng quy định của Quy chế này…
Quyết định số 3666/QĐ-BGDĐT có hiệu lực kể từ ngày ký.