(Thanhhoa.dcs.vn): Chủ tịch UBND tỉnh vừa ban hành Kế hoạch số 22/KH-UBND ngày 17/01/2024 về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh năm 2024.
Mục đích nhằm tăng cường hoạt động quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ; xây dựng công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức nề nếp, khoa học, đúng quy định của pháp luật nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả giải quyết công việc. Nâng cao nhận thức, trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, đơn vị, địa phương trong việc quản lý, chỉ đạo và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ; trách nhiệm của công chức, viên chức trong việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu điện tử vào Lưu trữ cơ quan; thực hiện chỉnh lý tài liệu tồn đọng và đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, quản lý tài liệu điện tử. Các nhiệm vụ thường xuyên của Kế hoạch bao gồm:
(i) Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ: Tiếp tục tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ trên các phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử: Luật Lưu trữ; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư; Thông tư số 16/2023/TT-BNV ngày 15/11/2023 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ Quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu nền giấy; Thông tư số 13/2023/TT-BNV ngày 31/8/2023 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử; Chỉ thị số 02/CT-UBND ngày 07/01/2022 của Chủ tịch UBND tỉnh về việc chấn chỉnh công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa; Quyết định số 3533/QĐ-UBND ngày 02/01/2023 của UBND tỉnh về việc phê duyệt Đề án "Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước tỉnh Thanh Hóa giai đoạn 2023-2025"; Công văn số 5294/UBND-THKH ngày 18/4/2023 của Chủ tịch UBND tỉnh về việc chấn chỉnh việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh.
(ii) Xây dựng ban hành mới hoặc sửa đổi, bổ sung các quy định, quy chế, các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ: Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh ban hành mới hoặc sửa đổi, bổ sung các quy định, quy chế, văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền, bảo đảm phù hợp với các văn bản quy phạm pháp luật mới ban hành.
Các cơ quan, tổ chức khẩn trương rà soát, sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới các quy định, quy chế, các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn các phòng, ban, đơn vị triển khai công tác văn thư, hoạt động nghiệp vụ lưu trữ cho phù hợp với quy định của Luật Lưu trữ và Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ; trong đó, tập trung xây dựng: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ; Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức; Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu; Kế hoạch chỉnh lý tài liệu tồn đọng.
(iii) Công tác tổ chức cán bộ, tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ: Các cơ quan, tổ chức chủ động sắp xếp tổ chức bộ máy và bố trí công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo đáp ứng tiêu chuẩn ngạch, chức danh nghề nghiệp theo quy định tại Thông tư số 02/2021/TT-BNV ngày 11/6/2021 của Bộ Nội vụ về quy định mã số, tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ và xếp lương đối với các ngạch công chức chuyên ngành hành chính và công chức chuyên ngành văn thư; Thông tư số 07/2022/TT-BNV ngày 31/8/2022 của Bộ Nội vụ về quy định chức danh, mã số, tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp, thi hoặc xét thăng hạng, bổ nhiệm và xếp lương viên chức chuyên ngành lưu trữ.
Thực hiện chế độ phụ cấp độc hại, bồi dưỡng bằng hiện vật cho cán bộ công chức, viên chức làm công tác lưu trữ đúng quy định; quan tâm đến chế độ phụ cấp cho cán bộ kiêm nhiệm làm công tác lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức.
Sở Nội vụ xây dựng Kế hoạch và tổ chức lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh. Các cơ quan, tổ chức chủ động xây dựng kế hoạch và tổ chức mở lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý.
(iv) Kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ: Sở Nội vụ xây dựng Kế hoạch và tổ chức kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ, tập trung kiểm tra việc lập hồ sơ công việc trên môi trường điện tử của cán bộ, công chức, viên chức và tiến độ chỉnh lý tài liệu tồn đọng và số hóa tài liệu tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh. Các cơ quan, tổ chức chủ động xây dựng Kế hoạch, tổ chức kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ tại các phòng, ban, đơn vị thuộc phạm vi quản lý.
(v) Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ: Các cơ quan, tổ chức tập trung triển khai thực hiện việc chỉnh lý tài liệu tồn đọng đảm bảo hiệu quả, đúng thời gian quy định tại Quyết định số 3533/QĐ-UBND ngày 02/01/2023 của UBND tỉnh. Các cơ quan, tổ chức không thuộc diện triển khai theo Quyết định số 3533/QĐ-UBND ngày 02/01/2023 của UBND tỉnh thực hiện thu thập tài liệu tồn đọng, bó gói tại các phòng, ban chuyên môn thuộc phạm vi quản lý về Lưu trữ cơ quan và thực hiện chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại đơn vị. Bố trí kho Lưu trữ cơ quan đảm bảo diện tích để thực hiện thu thập và bảo quản tài liệu của đơn vị.
(vi) Đẩy mạnh ứng dụng khoa học công nghệ trong hoạt động văn thư, lưu trữ; triển khai thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ điện tử; thực hiện hiệu quả việc quản lý văn bản, giải quyết công việc và lập hồ sơ điện tử trên Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc trong các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa; trang bị cơ sở hạ tầng kỹ thuật đảm bảo ứng dụng vận hành hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, đảm bảo các quy trình nghiệp vụ tạo lập hồ sơ lưu trữ điện tử.
Kế hoạch cũng xác định các nhiệm vụ trọng tâm thực hiện trong năm 2024. Theo đó, Giám đốc các Sở, Trưởng các ban, ngành, đơn vị cấp tỉnh, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố tập trung chỉ đạo triển khai và tổ chức thực hiện nghiêm Chỉ thị số 02/CT-UBND ngày 07/01/2022 của Chủ tịch UBND tỉnh về việc chấn chỉnh công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Thanh Hoá đến các phòng, ban, đơn vị thuộc phạm vi quản lý; chỉ đạo của Chủ tịch UBND tỉnh tại Công văn số 5294/UBND-THKH ngày 18/4/2023 về chấn chỉnh việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh. Chỉ đạo thực hiện nghiêm việc soạn thảo, ban hành quản lý văn bản, quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào cơ quan, Lưu trữ lịch sử theo quy định. Đưa nội dung thực hiện các quy định về công tác văn thư, lưu trữ thành một trong các tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ được giao đối với công chức, viên chức; đánh giá thi đua hàng năm đối với tập thể, cá nhân. Bố trí kinh phí thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của Luật Lưu trữ và Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 của Chính phủ; xây dựng, cải tạo kho lưu trữ và mua sắm trang thiết bị đáp ứng yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu theo quy định. Chủ động, phối hợp với Sở Nội vụ (Chi cục Văn thư - Lưu trữ) xây dựng Kế hoạch và thực hiện chỉnh lý tài liệu tồn đọng. Thực hiện việc giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn về Lưu trữ lịch sử theo đúng quy định. Thực hiện đầy đủ chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ, đảm bảo chất lượng và đúng thời hạn.
Sở Nội vụ chỉ đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan triển khai thực hiện số hóa tài liệu tại Lưu trữ lịch sử theo Quyết định số 3533/QĐ-UBND ngày 02/01/2023 của UBND tỉnh đúng quy định. Xây dựng kế hoạch và thành lập đoàn kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định hiện hành của pháp luật, tiến độ thực hiện chỉnh lý tài liệu tại các cơ quan, tổ chức, kịp thời hướng dẫn, phối hợp xử lý vướng mắc, nhắc nhở, chấn chỉnh các tồn tại, hạn chế. Tổ chức các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ, đặc biệt là văn thư, lưu trữ điện tử cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh. Phối hợp với các cơ quan, tổ chức xây dựng kế hoạch chỉnh lý tài liệu; thống nhất phương án, cách thức triển khai thực hiện để đảm bảo toàn vẹn, chính xác của tài liệu. Thẩm định hồ sơ, tài liệu đã chỉnh lý trước khi các cơ quan, tổ chức giao nộp về Lưu trữ lịch sử và tài liệu hết giá trị loại ra sau chỉnh lý. Bố trí kho để thực hiện tiếp nhận tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn của các cơ quan, tổ chức giao nộp về Lưu trữ lịch sử.
Chủ tịch UBND tỉnh giao Giám đốc các Sở, Trưởng các ban, ngành, đơn vị cấp tỉnh, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố căn cứ vào Kế hoạch này và chức năng, nhiệm vụ được giao, xây dựng, ban hành và tổ chức triển khai thực hiện Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2024 đảo bảo hiệu quả. Giao Sở Nội vụ có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao; định kỳ tổng hợp, báo cáo kết quả thực hiện về UBND tỉnh và Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.