(Thanhhoa.dcs.vn): Hiện nay phần lớn các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh chưa thực hiện chỉnh lý tài liệu, khối lượng tài liệu tồn đọng tại 46 cơ quan, tổ chức cần thực hiện chỉnh lý còn khoảng 29.118,7 mét (28.090,6 mét tài liệu rời lẻ và 1.028,1 mét tài liệu sơ bộ). Tại kho Lưu trữ lịch sử tỉnh (do Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực tiếp quản lý) đã tiếp nhận và đưa vào chế độ bảo quản hồ sơ, tài liệu của 29 cơ quan, tổ chức với tổng số 2.045,7 mét tài liệu; trong đó, đã thực hiện số hóa 855.892 trang tài liệu (từ năm 1945 đến năm 1995). Khối lượng tài liệu cần số hóa của 22/29 phông tại Lưu trữ lịch sử tỉnh hiện nay là 1.847,9 mét tài liệu, tương đương khoảng 12.935.300 trang văn bản A4; trong đó, số tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn là 934,2 mét, tương đương khoảng 6.539.400 trang văn bản A4; tài liệu có thời hạn là 913,7 mét, tương đương khoảng 6.395.900 trang văn bản A4.
Công tác chỉnh lý tài liệu tồn đọng, số hóa tài liệu tại Lưu trữ Lịch sử tỉnh gặp một số khó khăn, hạn chế, đó là: Số lượng tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, đơn vị chiếm số lượng lớn; hầu hết tài liệu vẫn trong tình trạng tồn đọng, bó gói tại các phòng chuyên môn nghiệp vụ hoặc Kho lưu trữ cơ quan. Kinh phí đầu tư cho công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức còn hạn chế, chưa đảm bảo cho việc triển khai các hoạt động văn thư, lưu trữ nhất là hoạt động chỉnh lý tài liệu lưu trữ. Đa số các cơ quan, tổ chức chưa bố trí, xây dựng kho bảo quản tài liệu; chủ yếu là kho tạm hoặc phòng làm việc, chật hẹp, ẩm thấp, thiếu trang thiết bị bảo quản tài liệu như: giá, cặp, hộp, hệ thống thông gió, hệ thống phòng cháy, chữa cháy… Cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ ở các ngành, các cấp còn thiếu về số lượng, yếu về chuyên môn, nghiệp vụ, chủ yếu là kiêm nhiệm. Công cụ quản lý và khai thác hồ sơ tài liệu còn thủ công, ảnh hưởng lớn đến tuổi thọ của tài liệu…
Để khắc phục tình trạng trên, UBND tỉnh đã ban hành Quyết định số 3533/QĐ-UBND ngày 02/10/2023 phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước tỉnh Thanh Hóa giai đoạn 2023 - 2025”; trong đề ra mục tiêu: Thực hiện chỉnh lý tài liệu giấy tồn đọng từ năm 2020 trở về trước tại 46 cơ quan sở và ngang sở trực thuộc UBND tỉnh và UBND các huyện, thị xã, thành phố nhằm quản lý thống nhất, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ và tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; trong giai đoạn 2023-2025, ưu tiên hoàn thành việc số hóa 100% tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn của 22/29 Phông lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh nhằm chuyển đổi phương thức hoạt động của lưu trữ truyền thống sang lưu trữ điện tử, xây dựng công cụ tra cứu hiện đại nhằm tăng cường bảo vệ, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh và góp phần thực hiện thành công công cuộc cải cách hành chính của tỉnh. Dự kiến tổng kinh phí thực hiện Đề án khoảng 285.078.957.188 đồng.