(Thanhhoa.dcs.vn): UBND thành phố Thanh Hóa vừa ban hành Công văn số 7141/UBND-VP ngày 03/11/2023 chỉ đạo các phòng, ban, đơn vị trực thuộc chấn chỉnh công tác tạo lập hồ sơ công việc, hoạt động giải quyết thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.

Theo Công văn, ngày 11/10/2023 Chủ tịch UBND thành phố Thanh Hóa đã có Văn bản số 6583/UBND-VP về việc chấn chỉnh công tác tạo lập hồ sơ công việc, hoạt động giải quyết thủ tục hành chính trên môi trường điện tử. Đến nay, sau gần 01 tháng triển khai thực hiện, nhìn chung các phòng, ban, đơn vị cơ bản đáp ứng được các nội dung công việc theo tinh thần Công văn số 6583/UBND-VP nêu trên. Tuy nhiên, vẫn còn một số phòng, ban, đơn vị thực hiện chưa đúng, chưa đủ và chưa nghiêm túc, cụ thể:

(1) Cán bộ, công chức, viên chức các phòng, ban, đơn vị còn làm đối phó, chỉ thực hiện cơ bản đúng quy trình xử lý văn bản (đi) khi trình ký Chủ tịch UBND thành phố; không thực hiện đúng quy trình xử lý văn bản tạo lập hồ sơ công việc trên môi trường điện tử khi trình ký các Phó Chủ tịch UBND thành phố, còn trình ký giấy (chỉ đưa văn bản đã ký và phát hành lên phần mềm TDOffice mà không có quá trình xử lý văn bản) theo quy định.

(2) Hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính khi tạo dự thảo kết quả giải quyết trên phần mềm Một cửa điện tử chưa kèm phiếu trình ký theo hướng dẫn tại Công văn 6583/UBND-VP ngày 11/10/2023 của UBND thành phố.

(3) Các phòng ban, đơn vị còn lúng túng, không kết thúc nhiệm vụ trên phần mềm do không thực hiện việc tạo Hồ sơ công việc từ Văn bản đến hoặc công việc giao cho một người (trên phần mềm) còn một người lại thực hiện việc tạo lập Hồ sơ và trình ký dẫn đến văn bản các phòng, ban, đơn vị đã tham mưu trình ký và phát hành (hoàn thành nhiệm vụ) nhưng trên phần mềm vẫn thông báo chưa hoàn thành nhiệm vụ, ảnh hưởng đến kết quả thực hiện nhiệm vụ của các phòng, ban, đơn vị và việc theo dõi, thống kê, tổng hợp của Văn phòng HĐND và UBND thành phố.

(4) Văn bản trình ký Không có Phiếu trình ký khi trình Văn bản dự thảo hoặc có Phiếu trình ký nhưng không đúng mẫu hoặc không đầy đủ nội dung; một số Văn bản cần xin ý kiến Phó Chủ tịch phụ trách trước khi trình ký Chủ tịch nhưng không thực hiện; một số Văn bản thuộc thẩm quyền của UBND nhưng không xin ý kiến Chủ tịch UBND thành phố trước khi ký duyệt.

(5) Không gắn đầy đủ các văn bản liên quan khi trình ký văn bản.

(6) Một số phòng, ban, đơn vị tham mưu, xử lý văn bản chậm, quá hạn (bao gồm cả văn bản giao nhiệm vụ của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh) ảnh hưởng đến kết quả đánh giá nhiệm vụ của UBND tỉnh, các ngành đối với kết quả thực hiện của UBND thành phố trong năm 2023.

(7) Văn bản còn sai về thể thức, hình thức, cỡ chữ trong các thành phần văn bản, không ký hiệu người soạn thảo văn bản theo quy định; chưa xác định được thẩm quyền ký, ban hành văn bản; không đánh số trang đối với các văn bản có từ 02 trang trở lên, đánh số trang không đúng nơi quy định và một số văn bản tham mưu chưa đảm bảo về nội dung.

Để khắc phục tình trạng trên, Chủ tịch UBND thành phố yêu cầu Trưởng các phòng, ban, đơn vị thành phố, tiếp tục thực hiện nghiêm túc chi đạo của Chủ tịch UBND thành phố tại Công văn số 6583/UBND-VP ngày 11/10/2023 về việc chấn chỉnh công tác tạo lập hồ sơ công việc, hoạt động giải quyết thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.

Lãnh đạo các phòng, ban, đơn vị thường xuyên truy cập phần mềm (phần mềm Quản lý văn bản -TDoffice, phần mềm Một cửa điện tử và phần mềm Theo dõi nhiệm vụ của thành phố) để xử lý, kiểm tra, đôn đốc và thực hiện nhiệm vụ của cá nhân và đơn vị mình.

Lãnh đạo phòng, ban, đơn vị khi xử lý Hồ sơ dự thảo công chức, viên chức trình ký phải kiểm tra và hoàn thiện nội dung Dự thảo Văn bản, thành phần Hồ sơ ban hành, Hồ sơ (kèm theo) đầy đủ trước khi ký và trình ký lãnh đạo UBND thành phố; đồng thời, chỉ đạo cán bộ, công chức, viên chức trong phòng thực hiện nghiêm quy trình xử lý văn bản (đi, đến) trên môi trường điện tử, thực hiện việc ký số cá nhân trên Phiếu trình ký và ký hiệu người soạn thảo trên Văn bản dự thảo theo quy định; kết thúc nhiệm vụ cá nhân (khi văn bản giao trên 2 người xử lý) khi văn bản đã được chuyên viên khác xử lý và Văn bản dự thảo đã được phát hành.

Trường hợp, các Lãnh đạo UBND thành phố yêu cầu các phòng, ban, đơn vị trình ký văn bản giấy để thuận tiện trong việc xem và xử lý Hồ sơ, yêu cầu Lãnh đạo các phòng, ban, đơn vị chỉ đạo công chức, viên chức thực hiện song song 2 quy trình xử lý văn bản (quy trình xử lý trình ký văn bản giấy và quy trình xử lý văn bản trên môi trường mạng) đảm bảo đúng quy định tại Văn bản số 6583/UBND-VP ngày 11/10/2023.

Các đồng chí Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND thành phố chỉ ký văn bản khi các phòng, ban, đơn vị trình đầy đủ các nội dung công việc theo quy định; bộ phận Văn thư Văn phòng HĐND và UBND chỉ phát hành Văn bản đã được Lãnh đạo UBND thành phố ký số Văn bản dự thảo và chuyển thành văn bản đi đảm bảo đúng quy định.

Chủ tịch UBND thành phố giao Văn phòng HĐND và UBND thành phố theo dõi, kiểm tra nhắc nhở việc xử lý, kết thúc nhiệm vụ trên phần mềm (phần mềm Quản lý văn bản - TDoffice và phần mềm Theo dõi nhiệm vụ của thành phố). Trường hợp chưa đầy đủ các văn bản đính kèm, phiếu trình ký văn bản...Văn thư Văn phòng HĐND và UBND chuyển trả lại văn bản cho đơn vị soạn thảo. Tổng hợp, báo cáo hằng tháng tại Hội nghị họp UBND thành phố thường kỳ…