(Thanhhoa.dcs.vn): Văn phòng Trung ương Đảng vừa mới ban hành Hướng dẫn số 20-HD/VPTW ngày 12/12/2023 về thực hiện việc giao nộp, tiếp nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh theo Quy định số 270-QĐ/TW, ngày 06/12/2014 của Ban Bí thư Trung ương Đảng khoá XI về Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam.
Nội dung Hướng dẫn về nguyên tắc, yêu cầu, trách nhiệm, quy trình và thủ tục giao nộp, tiếp nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh. Áp dụng đối với các văn phòng tỉnh uỷ, thành uỷ (viết tắt là Văn phòng cấp uỷ tỉnh); cơ quan, tổ chức đảng, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức chính trị - xã hội (viết tắt là cơ quan, tổ chức) thuộc nguồn nộp lưu tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh.
Về nguyên tắc thực hiện: Việc giao nộp, tiếp nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh phải bảo đảm an ninh, an toàn thông tin, tài liệu; Chỉ giao nộp, tiếp nhận tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh.
Về yêu cầu: Tài liệu lưu trữ giao nộp, tiếp nhận vào Lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh phải chỉnh lý hoàn chỉnh, có đầy đủ văn bản hồ sơ phông; đồng thời, việc giao nộp, tiếp nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh phải bảo đảm đúng thời hạn, quy trình, thủ tục quy định.
Về trách nhiệm của tổ chức, cá nhân có liên quan:
Thường trực cấp uỷ tỉnh có trách nhiệm chỉ đạo công tác giao nộp, tiếp nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh.
Chánh Văn phòng cấp uỷ tỉnh có trách nhiệm giúp Thường trực cấp uỷ tỉnh tổ chức giao nộp, tiếp nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh; ban hành quyết định tiếp nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh; bảo đảm các nguồn lực và chỉ đạo việc tiếp nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh.
Phòng Hành chính, lưu trữ trực thuộc Văn phòng cấp uỷ tỉnh có trách nhiệm tham mưu cho Chánh Văn phòng cấp uỷ tỉnh ban hành quyết định tiếp nhận tài liệu lưu trữ; hướng dẫn cơ quan, tổ chức về quy trình, thủ tục giao nộp tài liệu lưu trữ và tiếp nhận tài liệu lưu trữ nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh theo quyết định của Chánh Văn phòng cấp uỷ tỉnh.
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh có trách nhiệm phê duyệt mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; bảo đảm các nguồn lực và chỉ đạo việc giao nộp tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh.
Đơn vị phụ trách Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh có trách nhiệm chuẩn bị tài liệu lưu trữ và giao nộp tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh theo phê duyệt của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
Quy trình, thủ tục giao nộp, tiếp nhận tài liệu lưu trữ
Bước 1: Thông báo đến thời hạn nộp lưu tài liệu lưu trữ
Căn cứ quy định hiện hành của cơ quan có thẩm quyền về thời hạn nộp lưu tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, quý I hằng năm, Phòng Hành chính, lưu trữ tham mưu Chánh Văn phòng cấp uỷ tỉnh ban hành văn bản thông báo các cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh trong năm để các cơ quan, tổ chức chủ động kế hoạch giao nộp tài liệu lưu trữ.
Bước 2: Chuẩn bị giao nộp tài liệu lưu trữ
Nhận được thông báo nộp lưu tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh:
- Đơn vị phụ trách Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức lựa chọn, kiểm tra, sắp xếp hồ sơ tài liệu lưu trữ theo danh mục thành phần tài liệu nộp lưu theo quyết định của Ban Thường vụ tỉnh uỷ; thống kê thành mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức phê duyệt mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh.
- Đơn vị phụ trách Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức căn cứ mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu được phê duyệt, chuẩn bị tài liệu nộp lưu và văn bản hồ sơ phông (bản in giấy và bản điện tử), bao gồm: Mục lục hồ sơ, mục lục tài liệu, các văn bản hướng dẫn chỉnh lý (lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông, phương án phân loại, hướng dẫn xác định giá trị tài liệu), báo cáo tổng kết chỉnh lý tài liệu, danh mục tài liệu mật (nếu có), quyết định giải mật tài liệu (nếu có), các công cụ tra cứu tài liệu khác (nếu có).
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức chỉ đạo gửi văn bản đề nghị Văn phòng cấp uỷ tỉnh tiếp nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh kèm văn bản hồ sơ phông.
Bước 3: Thẩm định tài liệu lưu trữ nộp lưu
Sau khi nhận được văn bản của cơ quan, tổ chức đề nghị giao nộp tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh:
- Phòng Hành chính, lưu trữ thẩm định văn bản hồ sơ phông và tài liệu lưu trữ nộp lưu.
Trường hợp văn bản hồ sơ phông và tài liệu lưu trữ chưa bảo đảm yêu cầu, Phòng Hành chính, lưu trữ tham mưu Chánh Văn phòng cấp uỷ tỉnh ban hành văn bản đề nghị cơ quan, tổ chức chỉnh sửa, bổ sung, hoàn thiện; đồng thời hướng dẫn cơ quan, tổ chức chỉnh sửa cho đến khi tài liệu lưu trữ bảo đảm chất lượng nộp lưu.
- Phòng Hành chính, lưu trữ báo cáo kết quả thẩm định và đề xuất đồng ý tiếp nhận tài liệu lưu trữ nộp lưu trình Chánh Văn phòng cấp uỷ tỉnh (mẫu báo cáo tại Phụ lục 01).
Bước 4: Quyết định tiếp nhận tài liệu lưu trữ
Trên cơ sở báo cáo kết quả thẩm định và đề xuất tiếp nhận tài liệu lưu trữ nộp lưu của Phòng Hành chính, lưu trữ, Chánh Văn phòng cấp uỷ tỉnh ký ban hành quyết định tiếp nhận tài liệu lưu trữ nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh (mẫu quyết định tại Phụ lục 02).
Bước 5: Giao nộp, tiếp nhận tài liệu lưu trữ
- Căn cứ quyết định tiếp nhận tài liệu lưu trữ nộp lưu của Chánh Văn phòng cấp uỷ tỉnh, Phòng Hành chính, lưu trữ tham mưu Chánh Văn phòng cấp uỷ tỉnh trao đổi, thống nhất (bằng văn bản) với cơ quan, tổ chức về thời gian, địa điểm, phương thức và nhân lực giao nộp, tiếp nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ của Đảng ở cấp tỉnh.
- Cơ quan, tổ chức giao nộp tài liệu lưu trữ cho Lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh theo thời gian đã thống nhất, trong quá trình chuyển giao tài liệu phải bảo đảm tuyệt đối an toàn thông tin, tài liệu lưu trữ.
- Khi tiếp nhận tài liệu lưu trữ, Phòng Hành chính, lưu trữ kiểm tra, đối chiếu thực tế hồ sơ, tài liệu với mục lục hồ sơ, mục lục tài liệu nộp lưu (bản in giấy và bản điện tử), nếu phát hiện sai sót thì yêu cầu cơ quan, tổ chức giao nộp tài liệu lưu trữ chỉnh sửa các mục lục hồ sơ, mục lục tài liệu và các văn bản hồ sơ phông theo đúng thực tế tài liệu lưu trữ nộp lưu. Trong đó:
+ Đối với tài liệu lưu trữ giấy: Kiểm tra, giao nộp, tiếp nhận đến từng trang tài liệu.
+ Đối với tài liệu lưu trữ điện tử: Giao nộp, tiếp nhận theo đúng dạng thức và cấu trúc đã thống nhất, liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với tài liệu, bảo đảm có thể truyền nhận trong môi trường điện tử an toàn và được bảo vệ để không bị nhiễm virus, không hư hỏng hoặc bị mất, bị huỷ hoại, sửa chữa dữ liệu.
+ Đối với tài liệu lưu trữ ảnh, ghi âm, ghi hình: Giao nộp, tiếp nhận đến từng bức ảnh, file ghi âm, file ghi hình cùng các phương tiện lưu trữ kèm theo (nếu có).
+ Đối với tài liệu lưu trữ chứa bí mật nhà nước: Kiểm tra, giao nộp, tiếp nhận theo danh mục tài liệu mật và thực hiện đúng quy định về bảo vệ bí mật nhà nước.
- Phòng Hành chính, lưu trữ lập biên bản giao nộp, tiếp nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh; biên bản được lập thành 3 bản, có đầy đủ chữ ký của đại diện bên giao nộp tài liệu, đại diện bên tiếp nhận tài liệu và xác nhận của lãnh đạo Văn phòng cấp uỷ tỉnh, lãnh đạo cơ quan, tổ chức; bên giao nộp tài liệu lưu 1 bản, bên tiếp nhận tài liệu lưu 2 bản.
Hướng dẫn này có hiệu lực kể từ ngày ký.